Privacyverklaring aan ouder en kind

Doel

Het doel van deze privacyverklaring is:

  • Bescherming van de persoonlijke levenssfeer van leerlingen en ouders tegen misbruik van hun persoonsgegevens;
  • Voorkomen dat hun persoonsgegevens voor andere doeleinden worden gebruikt dan waarvoor deze verzameld zijn.

Uitgangspunt

Uitgangspunt is ‘dataminimalisatie’: we vragen niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk voor het onderwijs, en we bewaren deze ook niet langer dan nodig. Na beëindiging van het gebruik van persoonsgegevens (bijv. bij vertrek), hebben ouders en leerlingen het ‘recht te worden vergeten’. Ouders mogen de school dan vragen om gegevens te verwijderen. Dit geldt niet voor gegevens die vanwege wet- of regelgeving (bijvoorbeeld regels over de bekostiging van de school) langer bewaard moeten worden. Als iemand met een conflict de school verlaat, moeten gegevens soms ook langer bewaard worden.

Dossiers

Van leerlingen wordt een dossier aangelegd. Dit dossier wordt digitaal bijgehouden. De leerlingdossiers worden bijgehouden om de leerresultaten van de leerling bij te kunnen houden, en om andere relevante gegevens voor het leerproces vast te kunnen leggen. Ook zijn sommige leerlinggegevens (bijvoorbeeld geboortedatum en BSN-nummer) nodig om de bekostiging van de overheid voor de school te verkrijgen. De toegang tot de leerling dossiers is als volgt geregeld: 

  • Directie, leerkrachten en schooladministratie hebben toegang tot de leerlinggegevens. Verstrekking aan derden van leerling gegevens vindt slechts plaats aan diegenen die belast zijn met de verwerking van deze gegevens en/of daarbij noodzakelijk zijn betrokken (bijvoorbeeld in het kader van leerlingbegeleiding) of in geval van wettelijke verplichting (bijvoorbeeld bij verstrekking aan de overheid d.m.v. BRON). Wanneer een leerling vertrekt naar een andere school, worden de relevante gegevens uit het leerlingendossier aan deze andere school ter beschikking gesteld;
  • Voordat leerlinggegevens aan derden gegeven worden, vragen we als school hiervoor toestemming aan de ouders / verzorgers. Als we geen toestemming krijgen, geven we de gegevens niet door. De school mag wel zonder toestemming leerling gegevens doorgeven aan derden als daartoe een wettelijke verplichting bestaat (bijvoorbeeld bij wisseling van school), of als dit noodzakelijk is voor de vitale belangen van het kind (bijvoorbeeld: een leerling met diabetes wordt onwel, aan het ambulancepersoneel mag zonder toestemming van de ouders vermeld worden dat het kind diabetes heeft). Bij vermoedens van kindermishandeling kan de school verplicht zijn leerling gegevens door te geven aan hulpverleners of politie/justitie.

De directie draagt er zorg voor dat onbevoegden geen toegang tot de leerlingdossiers hebben. Alleen degene, die specifieke gegevens nodig heeft om zijn/haar werk te kunnen doen, mag de betreffende gegevens inzien.

Ouders en verzorgers hebben het recht het leerlingdossier van hun kind in te zien. Op hun verzoek verstrekt de directie hun een kopie van het betreffende leerlingdossier. Ouders en verzorgers kunnen om correctie van de gegevens vragen als zij menen dat er onjuiste gegevens in het leerlingendossier staan.

Bewaartermijn

Leerlingadministratie gegevens (in- en uitschrijving en verzuim) worden uiterlijk vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten. Gegevens over doorverwijzing naar het speciaal onderwijs worden drie jaar bewaard. De overige gegevens van het leerlingendossier worden twee jaar bewaard. Als er sprake is van een conflict of een rechtszaak, mag de school de gegevens langer bewaren, zolang als dat nodig is, en voor zover dat relevant is.

De volgende gegevens mogen langer worden bewaard (bijvoorbeeld om activiteiten te kunnen organiseren voor oud-leerlingen): naam, adres, telefoonnummer, mailadres en dergelijke voor communicatie benodigde gegevens.

Geheimhouding

Ieder die de beschikking krijgt over leerlinggegevens waarvan hij/zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden, is verplicht tot geheimhouding daarvan.

Functionaris gegevensbescherming

Op onze school hebben we een functionaris gegevensbescherming. Dit is bij ons de secretaresse. Deze persoon heeft met de digitale leerling administratiesystemen te maken. Als er onverhoopt data zijn ‘gelekt’ meldt de functionaris dit binnen 72 uren nadat het lek bekend is geworden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/. Betrokkenen worden ook ingelicht wanneer er een hoog risico is dat het datalek negatieve gevolgen heeft voor betrokkenen. De functionaris is tevens op de hoogte van de privacy bijsluiter van onze digitale administratiesystemen en zorgt voor getekende verwerkersovereenkomsten met alle partijen die de persoonsgegevens van onze school verwerken. Daarnaast vernietigt de functionaris gegevens na het verstrijken van genoemde termijnen.

Taken van de functionaris gegevensbescherming zijn i.i.g.:

  • Informeren van alle partijen over de verplichtingen inzake het verwerken van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan: voorlichten van leerkrachten bij het zorgvuldig omgaan met de leerling dossiers;
  • Toezien op de goede naleving van de regelgeving;
  • Advies geven over een eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordeling en toezien op de uitvoering daarvan;
  • Contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • Bij elke verwerking (of wijziging daarvan) nagaan of de regels worden nageleefd.

Leerlingen

  • Onze digitale leerlinggegevens staan in het leerling administratiesysteem van ParnasSys;
  • In onze communicatie (website, mail) gebruiken we alleen de voornamen van de leerlingen en eventueel de groep waarin de leerling zit. Verder worden geen andere gegevens van leerlingen bekendgemaakt. In de sociale media worden geen namen van leerlingen genoemd;
  • Op het openbare gedeelte van onze website en in de sociale media plaatsen we alleen afbeeldingen van leerlingen in algemene situaties en bij voorkeur waar ze niet alleen op een foto staan;
  • Ouders van wie een afbeelding van hun kind in een individuele situatie op de website is geplaatst, kunnen verzoeken de afbeelding te verwijderen;
  • Er is geen overzicht van de leerlingen met hun adresgegevens op onze website. Ouders maken een eigen profiel aan en bepalen welke gegevens zij openbaar maken;
  • Ouders geven op het aanmeldingsformulier van hun kind al dan niet toestemming voor het plaatsen van foto’s van hun kind op de website. Ouders kunnen gegeven toestemming altijd weer intrekken. Er is een actuele lijst waarop staat welke kinderen niet op de website mogen;
  • Op school maken kinderen geen gebruik van sociale media;
  • Filmopnames t.b.v. scholing (van stagiaires of leerkrachten) worden alleen voor scholingsdoeleinden gebruikt en daarna vernietigd. Voor ander gebruik moet per geval expliciet toestemming door ouders van gefilmde leerlingen worden verleend.

Foto’s en filmpjes maken door ouders/verzorgers:

Tijdens school worden er door ouders GEEN foto’s/filmpjes gemaakt. (Een zeer belangrijke reden is dat we een flink aantal kinderen hebben, waarvan ouders hebben aangegeven dat ze niet op de foto of film mogen).

Tijdens schoolactiviteiten:

1. Maken alleen die mensen foto’s en filmpjes die daarvoor zijn gevraagd; 

2. Deze foto’s plaatsen wij op intranet, waar u ze kunt bekijken; 

3. Is een ouder goed in het maken van foto’s en gaat degene mee met een schoolactiviteit dan kunnen deze ouders zelf om een camera van school vragen die na de activiteit ook weer op school ingeleverd wordt. 

We kunnen begrijpen dat ouders van speciale momenten (bijvoorbeeld eerste schooldag of verjaardag)  toch heel graag een foto/filmpje willen maken. Die ruimte willen we u geven. Als u dit doet wilt u dan goed opletten dat u alleen een foto/filmpje maakt van uw eigen kind(eren). Er mogen dus geen andere kinderen op uw foto/filmpje staan.

Bijlagen

1. Bewerkersovereenkomsten

Onze school maakt gebruik van software en dienstverlening van derden voor het verwerken van persoonsgegevens. Met deze leveranciers hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten is onder andere vastgelegd hoe deze gegevens worden beveiligd. Voor zover het de verwerking van leerling gegevens betreft hebben we met de volgende partners een verwerkersovereenkomst gesloten:

  1. ParnasSys;
  2. Heutink ICT;
  3. BRON;
  4. CED.;
  5. Portaal;
  6. Maarten Heideman;
  7. Ricoh;
  8. Bibliotheek West Achterhoek

2. Bewerkingsregister

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

  1. N.A.W.-gegevens;
  2. Geboortedatum;
  3. Relevante gegevens ontwikkeling kind;
  4. Huisarts;
  5. Relevante gegevens ouders/verzorgers inclusief opleidingscategorie;
  6. BSN-nummer kind, telefoon, email;
  7. Verjaardagen;
  8. Medische gegevens;
  9. Verlofaanvragen en absentie;
  10. Culturele – en gezindte achtergrond en land van herkomst.

Wat wordt er met deze persoonsgegevens gedaan?

  1. Gegevens worden gedeeld tbv communicatiedoeleinden (Parro);
  2. Verlofaanvragen t.b.v. verwerking administratie.