Privacyverklaring V.P.C.O a/d Wilhelminascholen

31 oktober 2019

Uw privacy is voor V.P.C.O a/d Wilhelminascholen van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we doen met uw gegevens:

 

  • Op de website Wilhelminaschool.eu ;
  • Op het intranet ouders.wilhelminaschool.eu en de daaraan gekoppelde app.

Als u vragen hebt of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met de Wilhelminaschool.

Toegang intranet

Met ons intranet krijgt u toegang tot een beheeromgeving waar u zelf dingen kunt instellen, opgeven en wijzigen. Hiervoor gebruiken wij de volgende gegevens van u:

  • uw naam als ouder,
  • de naam van uw kind,
  • de groep waar uw kind in zit,
  • groepsvoorkeur ten behoeve van het ontvangen van correcte nieuwsberichten
  • devicetoken (uniek ID van uw mobiele telefoon om (push)meldingen te krijgen),
  • uw telefoonnummer,
  • uw e-mailadres

Dit doen wij op basis van uw toestemming die u heeft gegeven bij de aanmelding van uw kind. Wij bewaren deze informatie tot drie maanden nadat uw (laatste)kind van school af is, daarna wordt uw account verwijderd van het intranet.

Wij bewaren deze informatie zodat u ze niet steeds opnieuw in hoeft te vullen en zodat we u makkelijker kunnen benaderen als dat nodig is bij de website. U kunt via uw account informatie aanpassen wanneer u dat wilt via uw profiel pagina.

Formulieren

Contactformulier
Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen. Wanneer u deze gegevens verstuurt komt het binnen in de mailbox van de directeur. Het wordt alleen gebruikt om met u een afspraak te maken of om uw vraag te beantwoorden. Hierna worden uw gegevens definitief verwijderd. Hiervoor gebruiken wij uw:

  1. e-mailadres
  2. naam
  3. vraag /omschrijving

 

Kennismakingsgesprek:
Wanneer u deze gegevens verstuurt komt het binnen in de mailbox van de directeur. Het wordt alleen gebruikt om met u een afspraak te maken voor een kennismakingsgesprek. Hierna worden uw gegevens definitief verwijderd. Bij dit formulier vragen wij u om:

  1. Het aantal kinderen dat u wilt aanmelden
  2. Uw voor + achternaam
  3. Uw e-mailadres
  4. Uw telefoonnummer
  5. Opmerkingen: datasuggesties voor het gesprek

Aanmeldingsformulier:
Wanneer u dit formulier heeft verstuurd komt het binnen in de mailbox bij onze administratie. De gegevens in dit formulier worden gebruikt voor de inschrijving van uw kind in ons leerling administratiesysteem. Na inschrijving worden zowel de email als het formulier definitief vernietigd.

Wij verzamelen de volgende gegevens van u en uw kind voor dossiervorming. Dit zijn wij verplicht ten opzichte van het ministerie van Onderwijs:

  1. NAW gegevens
  2. BSN-nummer kind
  3. Opleidingscategorie van ouders-verzorgers
  4. Land van herkomst kind en ouders
  5. Nationaliteit
  6. Culturele achtergrond
  7. Huisarts gezin
  8. Noodnummer

Verlof aanvragen:
Wanneer u dit formulier heeft verstuurd komt het binnen in de mailbox bij onze administratie. U krijgt zo snel mogelijk bericht of uw verlofaanvraag is gehonoreerd of niet. Hierna wordt de toegestane verlofaanvraag opgeslagen in onze ‘lijst verlofaanvragen’ ten behoeve van de leerplichtambtenaar. De mail wordt definitief verwijderd. Hiervoor vragen wij u om:

  1. Verlofreden
  2. Aantal dagen
  3. Hoeveel kinderen en welk kind (voornaam + groep)
  4. Voor + achternaam van ouder/verzorger
  5. E-mailadres van ouder/verzorger

Absent melden:
Wanneer u dit formulier heeft verstuurd (via het intranet of via de app) wordt het opgeslagen op een plek in het intranet waar alleen teamleden en de administratie van de school toegang hebben. Na een maand worden deze meldingen definitief verwijderd. Hiervoor vragen wij u om:

  1. Voor + achternaam van ouder/verzorger
  2. E-mailadres van ouder/verzorger
  3. Naam van uw kind + groep
  4. Reden van absentie

 Vragenlijst kind
Wanneer u dit formulier heeft verstuurd komt het binnen in de mailbox bij onze administratie. De gegevens uit dit formulier worden gebruikt door de leerkracht van de groep waar uw kind in komt. Het formulier wordt opgeslagen in ons leerling administratiesysteem. Hierna wordt de e-mail definitief verwijderd. In dit formulier vragen we u om:

  1. Zelfstandigheid / zelfredzaamheid van uw kind
  2. Sociaal emotionele ontwikkeling
  3. Spelontwikkeling
  4. Taalontwikkeling
  5. Rekenontwikkeling
  6. Schoolbeleving
  7. Ondertekening van ouder/verzorger

Bovenstaande gegevens vragen we u om ons onderwijs zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de huidige ontwikkeling van uw kind. U kent uw kind immers het beste en met uw ervaring helpt u ons enorm. Het sturen van dit formulier is niet verplicht, wel gewenst om hier bovengenoemde reden.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

  1. ParnasSys;
  2. Heutink ICT;
  3. BRON;
  4. CED
  5. Basispoort;
  6. Maarten Heideman;
  7. Ricoh;
  8. Squla
  9. IJsselgroep

Met uitzondering van de hierboven genoemde partners, geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Cookies

In onze website, ons intranet en in de app. gebruiken we cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee zien dat u ons weer bezoekt.

Wanneer u onze website, intranet of app. voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met een link naar meer uitleg over cookies wat u ook hieronder kunt lezen. Hierbij zullen we vragen om uw akkoord voor het gebruik van deze cookies.

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door de browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. 

Functionele cookies
Wij gebruiken functionele cookies, die noodzakelijk zijn om onze website te kunnen laten functioneren. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld cookies om te onthouden of u toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies of om te kijken of u een bepaalde melding hebt weg geklikt om deze niet meer te tonen. 

Analytische cookies
Ook gebruiken we analytische cookies, waarmee we de werking van onze website kunnen optimaliseren. Wij kunnen met deze cookies bijvoorbeeld bijhouden hoe u onze website hebt gevonden en welke delen van onze website u hebt bezocht. Op basis hiervan kunnen wij wijzigingen doorvoeren.

Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw site-bezoek meer registreren. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover kunt u de handleiding van de browser raadplegen.

U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige dingen van onze website werken dan misschien niet goed meer.

Google Analytics
van Google | categorie: Analytisch
Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website, ons intranet en onze app. gebruiken. Wij hebben een bewerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken te maken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

Typekit

van Adobe | categorie: functioneel

Wij maken gebruik van Typekit van Adobe, om op onze website het juiste lettertype te kunnen weergeven.

Toestemming cookie

Van Wilhelminaschool | categorie: functioneel

De toestemming cookie, geplaatst door het C.M.S. van de website of van het intranet of door de app. , onthoudt of je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies, zodat je deze toestemming slechts eenmalig hoeft te geven. Deze cookie wordt maximaal 1 (één) maand bewaard.

Session id

Van Wilhelminaschool | categorie: functioneel

Wij gebruiken Session id-cookies om tijdens uw bezoek de door u gemaakte keuzes (bijvoorbeeld een zoekfilter) te kunnen onderhouden. Daarnaast wordt de session id-cookie ook gebruikt voor een verbeterde beveiliging en formulier afhandeling. De Session id-cookies worden geplaatst door het CMS van onze website of van ons intranet en na afloop van jouw bezoek verwijderd.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat uw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan. Alle formulieren en login-formulieren op de website, in het intranet en in de app. worden verzonden via een https veilige verbinding, herkenbaar aan het slotje in uw browseradresbalk.

Functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben een zogeheten functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze organisatie. Onze functionaris voor gegevensbescherming heet M.Ebbers-Strubbe en is bereikbaar per e-mail op administratie@wilhelminabasisschool.nl en per telefoon op 0314-323384 voor al uw vragen en verzoeken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze website, intranet of app. wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

U hebt de volgende rechten:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
  • inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
  • het laten corrigeren van fouten
  • het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
  • intrekken van toestemming (zover dat wettelijk mogelijk is)
  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

V.P.C.O a/d Wilhelminascholen
Verdilaan, 14 A
7002 LN Doetinchem
info@wilhelminabasisschool.nl
0314323384